CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS / MELHORES PRÁTICAS

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O que é PMBOK?


PMBOK

O que é PMBOK, quem o criou?


De acordo com Marcio Sampaio, atual gerente de projetos da Transportes Bertolini Ltda e professor de pós-graduação do SENAC RS, o livro A Guide to the Project Management Body of Knowledge ou Guia para o Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos é um marco na história da ciência gerenciamento de projetos. Mais conhecido como "PMBOK Guide", ele é de autoria do Standards Committee (Comitê de Padronização) do Project Management Institute - PMI e procura contemplar os principais aspectos que podem ser abordados no gerenciamento de um projeto genérico. Não se trata de uma metodologia de gerenciamento de projetos e, sim, de uma padronização, identificando e nomeando processos, áreas de conhecimento, técnicas, regras e métodos. Ele foi reconhecido, em 1999, como um padrão de gerenciamento de projetos pelo ANSI - American National Standards Institute.

Por que não pode ser considerado uma metodologia?


O PMBOK não é uma metodologia, pois não distingue os diferentes tipos de projeto (certamente gerenciar projetos administrativos é totalmente diferente de gerenciar projetos de construção pesada). Não utiliza peculiaridades de linguagem que respeitem a cultura de diferentes tipos de empresas e não apresenta modelos específicos de documentos a serem preenchidos. O PMBOK não é uma metodologia, mas sim um manual que descreve o universo de conhecimentos para o Gerenciamento de Projetos. Todavia, pela sua imensa importância internacional, ele se transformou num padrão é fonte de inspiração para quase todas as metodologias existentes.

E segundo J.Kent Crawford no livro - The Strategic Project Office - uma metodologia requer alguns componentes de maneira prescritiva:

- Roadmap (ciclo de vida)- Processos de gerenciamento de projetos e sua concatenação;

- Checklists - Fatores que a equipe deve considerar e descrição de cada tarefa necessária;

- Entradas e Saídas - Modelos e exemplos;

- Diretrizes de montagem de equipe do projeto;

- Diretrizes de patrocínio;

- Abordagem de desenvolvimento de requisitos e especificações;

- PMIS - ferramentas;

- Coleta, integração e reporte sumarizado de cronograma, custos e uso de recursos e avanço físico;

- Governança - comitê executivo;

- Diretrizes de Gestão de Portfólio;

- Escalabilidade.

O guia PMBOK, portanto, sendo descritivo e não prescritivo, não pode ser chamado de metodologia. Segundo o próprio PMBOK 4ª Edição Sessão V - Glossário, encontramos as seguintes definições para metodologia:

"Metodologia: Um sistema de práticas, técnicas, procedimentos e regras usado pelas pessoas que trabalham em uma disciplina."

"Metodologia de gerenciamento de projetos define um processo, que auxilia uma equipe de gerenciamento de projetos no desenvolvimento e controle das mudanças do plano de gerenciamento do projeto".

Esta expressão era constantemente mencionada nos processos de Integração (capítulo 4), mas era dito que cada organização poderá ter uma própria. Esta expressão não consta mais no guia PMBOK 4ª Edição na área de integração. O PMI entende que cada um adota uma metodologia de acordo com suas necessidades e especificidades.

O que é um projeto segundo o PMBOK-


De acordo com o Chapter (forma de como o Instituto é subdividido, pode-se pensar em Chapter como "filial") PMI de Santa Catarina, a definição mais acadêmica de um Projeto, e descrita no PMBOK®, é a de um esforço temporário empreendido para alcançar um objetivo específico. Projetos são executados por pessoas, geralmente têm limitações de recursos e são planejados, executados e controlados.

Objetivamente, podemos dizer que os projetos diferem dos processos ou operações porque estes são contínuos repetitivos, enquanto os projetos têm caráter temporário e único. Temporário porque todo projeto tem início e fim definidos. Único porque o produto ou serviço é, de algum modo, diferente de todos os produtos e serviços, ainda que da mesma área ou semelhantes.

Projetos são criados em todos os níveis da organização, em um único departamento da empresa ou fora suas fronteiras, como nas joint ventures e parcerias. Freqüentemente, os projetos representam componentes críticos da estratégia de negócio das empresas.

O que é gerenciamento de projetos segundo o PMBOK?


Para o "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" - 3rd Edition, [Project Management Institute (PMI®) 2004], Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. Ele pode ser melhor explicado através dos processos que o compõem, que podem ser reunidos em cinco grupos de processos - Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento - e em nove Áreas de Conhecimento - Gerenciamento da Integração do Projeto, Gerenciamento do Escopo do Projeto, Gerenciamento do Tempo do Projeto, Gerenciamento dos Custos do Projeto, Gerenciamento da Qualidade do Projeto, Gerenciamento dos Recursos Humanos do Projeto, Gerenciamento da Comunicação do Projeto, Gerenciamento dos Riscos do Projeto e Gerenciamento de Aquisições do Projeto.

A equipe do projeto gerencia os trabalhos envolvidos nele, que geralmente envolvem:

- Balanceamento de demandas conflitantes do escopo, tempo, custo, risco e qualidade do projeto;

- Satisfação de diferentes interessados (stakeholders) com diferentes necessidades e expectativas;

- Alcance dos requisitos estabelecidos.

O termo Gerenciamento de Projetos é às vezes utilizado para descrever uma abordagem organizacional ao gerenciamento de operações rotineiras. Essa abordagem trata muitos aspectos das operações rotineiras como projetos a fim de aplicar as técnicas de Gerenciamento de Projetos a elas, o que também é chamado de gerenciamento por projetos.

Dinâmica

Onde podemos aplicá-lo?


As boas práticas de Gerenciamento de Projetos, descritas no PMBOK®, podem ser aplicadas em todos os tipos de projetos, independentemente do segmento, área, dimensões, pessoas envolvidas, prazos e orçamentos.

É muito comum que os projetos não sejam percebidos nas instituições, e assim, não são tratados como projetos, e, muitas vezes, nem são gerenciados, causando desgastes. Lidamos diariamente com eles, ao:

- Desenvolver um novo produto ou serviço

- Efetuar mudança na estrutura, no pessoal ou no estilo de uma organização

- Conceber um novo veículo de transporte

- Desenvolver ou adquirir um sistema de informações novo ou modificado

- Construir um edifício ou uma instalação

- Conduzir uma campanha política

- Implantar um novo procedimento ou processo de negócio

E a lista não termina aqui, podemos incluir todas as operações com as características descritas acima e assim reconheceremos nossos projetos.

Quais os benefícios?


- As atividades do Gerenciamento do Projeto são padronizadas

- A comunicação é padronizada entre os integrantes da equipe e subcontratados

- Reduz-se o número de atividades que poderiam ser esquecidas

- Garante que os recursos estão sendo usados de maneira eficiente

- Fornece informações à administração da empresa sobre o real andamento do projeto

- Reduz o tempo para lançamento de novos produtos

- Reduz a ocorrência de surpresas negativas no projeto, com a adequada administração dos riscos

- Aumenta-se significativamente a probabilidade de sucesso do projeto (dentro do prazo, dentro do orçamento, e de acordo com suas especificações)

- Redução no custo de desenvolvimento de projetos